Poučení o zpracování osobních údajů pro klienty společnosti VIP TOUR, s.r.o.

(dále jen „Poučení“)

Společnost VIP TOUR, s.r.o. se sídlem Korunovační 22, 170 00 Praha 7, IČ 257 24 037, dále jen také Společnost nebo Správce osobních údajů, zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, tj. se zákonem č. 101/200 Sb. (zákon o ochraně osobních údajů) (dále jen „Zákon“), a dále s účinností ode dne 25.5.2018 také s Nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které v některých otázkách úpravu zákona nahradí (dále jen „Nařízení“).

Tímto si dovolujeme Vám poskytnout důležité informace o zpracování Vašich osobních údajů, které nám v souvislosti jako naši klienty s poskytováním našich služeb poskytnete. Naši klienti jsou dle Zákona a Nařízení v postavení Subjektu osobních údajů. S ohledem na tuto skutečnost poskytujeme tímto našim klientům níže informace o zpracování jejich osobních údajů v rámci služeb poskytovaných společností VIP TOUR s.r.o. jakožto správce osobních údajů ve smyslu Zákona a Nařízení.

Poučení pro klienty o zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů:

VIP TOUR, s.r.o., se sídlem Korunovační 22, 170 00 Praha 7, IČ 257 24 037, DIČ: CZ 25724037 (dále jen také „Společnost“ nebo “Správce“).

Telefon: +420 233 383 533, +420 777 215 075

e-mail: info@viza-viptour.cz

viptoursro@volny.cz

http://www.viza-viptour.cz

 

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Společnost jakožto Správce zpracovává osobní údaje poskytnuté jí klienty prostřednictvím vyplněných vízových formulářů nebo jinou cestou, např. telefonicky, písemně nebo e-mailem. Zpracovávané osobní údaje tak mohou zahrnovat zejména:

 

Osobní údaje běžné: jméno, příjmení, e-mailová adresa a pokud jsou klientem poskytnuty také akademický titul, adresa bydliště, telefonní číslo, datum a místo narození, osobní a rodinný stav, údaj o pohlaví, v souvislosti s přístupem k webové stránce Správce i a.p. adresa, soubory cookies, číslo cestovního dokladu, datum a vydání cestovního dokladu, platnost cestovního dokladu a další údaje z cestovního dokladu, údaje o zdravotním pojištění klienta, údaje o vzdělání, údaje o zaměstnání klienta a pracovního zařazení, údaje o příbuzných klienta v třetí zemi, státní občanství klienta, ostatní klientem používaná jména, např. pseudonym.

 

Osobní údaje zvláštní kategorie (článek 9 Nařízení): fotografie klientů, informace o zdravotním stavu klientů

Zpracovávané osobní údaje mohou dále zahrnovat osobní údaje vyžadované příslušnou třetí zemí, které jsou požadovány dle příslušné žádosti o poskytnutí víza. O těchto údajích bude klienta informován při uzavření smlouvy se Správce.

 

Účel zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování

Osobní údaje klientů jsou zpracovávány za účelem zajištění řádného poskytnutí služeb ze strany Správce vůči klientovi, a to zejména zprostředkování zajištění víz pro klienty do třetích zemí, zajištění letenek do třetích zemí, zajištění jízdenek, ubytování či jiných cestovních služeb a tudíž zejména za účelem řádného splnění smluvních povinností Správce vůči klientovi a v této souvislosti dále i ke splnění povinností uložených Správci zákonem.

 

V rámci tohoto účelu zpracování tak bude ke zpracování osobních údajů docházet zejména:

  1. k řádnému plněné smluvních závazků Správce vůči klientovi tj. při identifikaci klienta v rozsahu jím poskytnutých údajů tak, aby Správce mohl poskytnout klientovi řádně služby, které klient u Správce poptá, resp. poskytnout služby na základě smlouvy, kterou klient se Správcem uzavře;
  2. bude-li to nezbytné k ochraně práv a právních nároků Správce nebo pro účely oprávněných zájmů Správce nebo jiných osob v souladu s Nařízením. Oprávněnými zájmy Správce dle Nařízení mohou být zejména případy ochrany práv a právních nároků Správce;
  3. případně další zpracování s uděleným souhlasem ze strany klienta dle předchozích souhlasu se zpracováním osobních údajů, který udělil klient, popř. zákonný zástupce klienta;
  4. je-li zpracování nutné pro plnění právních povinností Správce jako jsou, případně budou stanoveny právními předpisy České republiky anebo Evropské unie;
  5. pro nutnou vnitřní komunikaci s klientem, tj. například zprávy souvisejících s plněním, vystavení účetních dokladů související s úhradou plnění dle poskytnutých služeb ze strany Správce.

 

Zdroje osobních údajů

Zpracovávané osobní údaje jsou získávány od klientů, a to zejména v souvislosti s uzavřením smlouvy mezi Správcem a klientem v rámci případné další komunikace mezi Správcem a klientem, ať už osobní, telefonické, písemné, e-mailové či jiné, či z jiných podkladů a dokumentů, které klient Správci poskytnul v souvislosti se smluvním plněním.

 

Subjekty zpracovávající osobní údaje

Osobní údaje zpracovává přímo Správce, a to písemně nebo v elektronické formě. Osobní údaje mohou pro Správce také zpracovávat další subjekty v postavení tzv. zpracovatelů, se kterými Správce uzavřel smlouvu o zpracování osobních údajů.

 

Zpřístupnění údajů jiným osobám, se kterými uzavřel Správce smlouvu a popř. dalším osobám, o kterých Správce klienta informuje.

 

Případní příjemci osobních údajů (Zpřístupnění údajů jiným osobám)

Osobní údaje mohou být zpřístupněny rovněž subjektům oprávněným dle zvláštních právních předpisů, např. orgánům činným v trestním řízení a osobám v pozici zpracovatelů osobních údajů činných pro Správce, se kterými bude Správce při poskytování služeb klientovi spolupracovat. Aktuální seznam zpracovatelů spolupracujících se Správcem zašle na žádost klienta Správce na jeho e-mailovou adresu údaje.

 

Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Klient poskytuje svůj souhlas se zpracováním údajů vždy dobrovolně a klient má právo svůj souhlas kdykoli odvolat, a to zcela nebo i částečně. Souhlas lze odvolat prostřednictvím e-mailu zaslaným na e-mailové adresy, uvedené výše nebo písemným oznámením zaslaným na adresu sídla Správce.

 

Ode dne kdy je odvolání souhlasu oznámeno Správci, může Správce osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu, jakému svědčí jiný právní důvod zpracování, tj. zejména při plnění svých správních povinností nebo pro účely ochrany práv a nároků, jak jsou popsány výše.

 

Předání údajů do třetí země

Správce informuje klienty, že v souvislosti se zprostředkováním víz do třetích zemí je Správce oprávněn předat osobní údaje klientů, stejně tak jako zákonných zástupců klientů do třetí země nebo mezinárodní organizaci a v takovém případě bude klienta informovat o existenci či neexistenci rozhodnutí Komise a odpovídající ochraně nebo bude-li se jednat o případy předání v uvedených článcích 46 nebo 47 nebo článku 49 odst. 1 Nařízení ve druhém pododstavci poskytne klientovi odkaz a vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny, a to vždy podle konkrétní situace do jaké třetí země budou osobní údaje na základě uzavřené smlouvy poskytovány. Podrobnosti týkající se konkrétního předání do třetí země budou sděleny klientovi v souvislosti s konkrétní žádostí klienta o poskytnutí služeb Správcem.

 

Osobní údaje klientů, které zpracovává Správce na základě uzavřené smlouvy mezi klientem a Správcem je nutné pro plnění povinností Správce na základě této smlouvy bez poskytnutí osobních údajů, resp. po odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Správce nebude moci řádně plnit své povinnosti dle příslušné smlouvy uzavřené mezi Správcem a klientem.

 

Je-li předmětem smlouvy zprostředkování zajištění víz pro klienty, správce upozorní klienty, že může dojít k automatizovanému rozhodování ve třetí zemi včetně profilování, jak uvedeno v článku 22 odst. 1 a 4 Nařízení a v těchto případech poskytne Správce informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro klienty a tyto informace budou klientovi poskytnuty vždy současně s uzavřením příslušné smlouvy mezi klientem a Správcem.

 

Doba po kterou budou osobní údaje uloženy

 

Údaje budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou ke splnění smluvních závazků mezi Správcem a klientem, ne však déle než 3 měsíce po uzavření smlouvy mezi Správcem a klientem. Běžné osobní údaje jako např. Jméno, příjmení, bydliště klientů budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k plnění zákonných povinností Správce (archivační činnost, účetnictví apod.)

 

Práva klientů dle Nařízení

Klient má dle čl. 15 Nařízení zejména následující práva:

  1. Právo přístupu k osobním údajům: klient má právo získat od Správce potvrzení, zda Správce jeho osobní údaje zpracovává, a pokud tomu tak je má klient právo získat přístup k těmto osobním údajům. Za tímto účelem má právo zejména k následujícím informacím:
  2. účely zpracování
  3. kategorie dotčených osobních údajů
  4. příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích
  5. plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy nebo není-li možné určit kritéria použitá ke stanovení této doby
  6. existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektů údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování
  7. právo podat stížnost u dozorového úřadu
  8. veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od klienta

 

Pokud jsou osobní údaje předávány do třetí země nebo mezinárodní organizaci, má klient právo být informován o vhodných zárukách podle článku 46, které se vztahují na předání.

 

  1. Právo na opravu

Klient má dle čl. 16 Nařízení právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které klienta týkají. S přihlédnutím k účelu zpracování má klient právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i s poskytnutím dodatečného prohlášení. Podrobnosti uplatnění práva na omezení zpracování stanoví článek 16 Nařízení.

 

  1. Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Klient má dle čl. 17 právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal jeho osobní údaje, které se klienta týkají, a Správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z důvodů předpokládaných v článku 17 Nařízení. Podrobnosti uplatnění práva na omezení zpracování stanoví článek 17 Nařízení.

 

  1. Právo na omezení zpracování

Klient má právo na to, aby Správce omezil zpracování v kterémkoli z případů Nařízení, jako např. klient popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit nebo zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití nebo Správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale klient je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo klient vznesl námitku proti zpracování podle článku 21 odst. 1 Nařízení dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody klienta. Podrobnosti uplatnění práva na omezení zpracování stanoví článek 18 Nařízení.

 

  1. Právo na přenositelnost údajů

V souladu s článkem 20 Nařízení má klient právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Správci ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případech uvedených v článku 20 Nařízení. Další podrobnosti uplatnění tohoto práva stanoví článek 20 Nařízení.

 

  1. Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodnutí

Klient má právo v souladu s článkem 21 Nařízení z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě článku odst. 1, písm. e) nebo f) Nařízení včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Podrobnosti uplatnění tohoto práva stanoví dále článek 21 Nařízení.